YMCA v ČR má v současnosti 25 kolektivních členů. Přestože jsou některé Ymky větší a některé úplně malé, určité činnosti se opakují všude. Jde o činnosti klíčové pro chod samostatného kolektivního člena, samostatné YMCA.

Zkontrolujte si následující seznam:

- Administrativa
Evidence, vykazování (SL, táborová hlášení,…), přijímání přihlášek klientů do kroužků, tábory,… korespondence
- Fundraising
Psaní žádostí o granty, sledování čerpání, příprava k účtování, závěrečné zprávy,… Sponzoring, dárcovství…
- Řízení
Plánování, monitoring činnosti, nastavování procesů, konzultace všeho druhu, uhánění výstupů dobrovolníků, schůzování
- Koordinace dobrovolníků
Shánění, instruování, motivace, pastorace,…
- Koordinace aktivit
Organizování, zařizování, kooperace,
- Finanční operace
Příprava podkladů pro účetní, nákupy a prodeje,…
- Komunikace s klienty
Komunikace s rodiči, členy, s úřady, obíhání razítek,…
- Vedení aktivit
Vedení kroužku, klubu, tábora,… pokud to máte v náplni práce sekretáře
- PR
Propagace aktivit, plakáty, pozvánky, udržování kontaktu s klienty, psaní článků, přednášky, účast na „burzách NNO“.

Kdo je ve vaší YMCA tím hnacím motorem? Kdo má toto vše na starost? Kdo kontroluje, že jsou splněné všechny podmínky, abychom mohli pořádat další akce? Kdo nakonec poděkuje, vyhodnotí a přijde s novým nápadem? To je sekretář YMCA.

Ve svých databázích vykazujeme mnoho údajů. Jedním z nich je – a tento údaj zajímá Evropskou alianci YMCA: „Počet sekretářů (dle tradičního chápání pojmu v YMCA)?“ Součet překvapuje. Kolektivních členů je 25, ale sekretářů je pouze 13.

Každá firma chce být stabilní a dobře fungovat. Naše aktivity stojí na dobrovolnické práci, o to víc je třeba, aby řízení základních mechanismů naší neziskovky dobře fungovalo. Každá YMCA potřebuje člověka, který bude tím hnacím motorem a který přijme roli sekretáře, a to i v situaci, kdy je sám dobrovolníkem.

Rok 2017 můžeme vyhlásit rokem sekretáře. Komise pro rozvoj má mnoho plánů v této oblasti a věříme, že vše přispěje k lepšímu řízení i těch nejmenších sdružení YMCA.

Jaké jsou tedy plány na příští rok?
Upravili jsme statistický list, a tak zajistíme seznam reálných sekretářů všech kolektivních členů. Sekretáři si na základě připraveného popisu sami určí, zda sebe zařadí do kategorie „malý“ nebo „velký“ sekretář. Budeme zjišťovat časovou zatíženost jednotlivých sekretářů.

Za spolupráce sekretářů budeme připravovat školení pro sekretáře na rok 2018.

Andrea Gröschlová, sekretář pro vzdělávání YMCA