V termínu 19.–20. 4. letošního roku jsme se potkali v Olomouci k dvoudennímu Setkání zaměstnanců YMCA. Bylo nás celkem 15 z 9 různých kolektivních členů YMCA, z toho 7 zaměstnanců ústředí.

Původně jsme se chtěli věnovat jen dobrovolnictví, ale nakonec bylo téma pro toto setkání určeno na základě předchozího SeZamu a také na základě výstupů z Ideové debaty YMCA, která se uskutečnila v lednu tohoto roku. Jednoznačně se totiž ukazuje, že klíčové pro Ymku jsou její lidské zdroje. Téma jsme tedy nakonec zvolili velmi obecné, prostě „Lidé“.


Zároveň jsme se rozhodli, že letošní setkání povedeme formou workshopu – tedy dílny, ze které by si v ideálním případě měl každý účastník odvézt svůj výrobek (nový poznatek, nový pohled na věc, nové kontakty a informace apod.). Setkání proto mělo být co nejinteraktivnější. Sami účastníci si určovali, co je k danému tématu zajímá a co potřebují řešit.

Nejdříve jsme si ale společně definovali, se kterými skupinami lidí máme v rámci práce v YMCA vůbec tu čest (děti, rodiče, dobrovolníci, zaměstnanci, partneři, sponzoři apod.). Dále jsme se pokusili určit, která palčivá témata u těchto skupin lidí potřebujeme řešit. Společným hlasováním jsme pak určili témata, která nás nejvíce pálí a kterými jsme se pak během oněch dvou dní společně zabývali a pokoušeli se najít různé návrhy řešení. Rádi bychom se se čtenáři Proteinu o některá podělili: Nástupci tahouni – jak tahouny sehnat, jak včas a efektivně předat vedení Ymky dál.

Jak předávat svou práci v Ymce dalším je pro mnohé kolektivní členy klíčové. V nejedné Ymce bývá velmi úzký okruh lidí, se kterými celá YMCA stojí a padá, a velmi často jsou tito lidé na svých pozicích řadu let a těžko se jim hledá někdo, komu by svou práci mohli předat. Jako největší inspirací pro nás v tomto směru je práce v tensingu a ve Skautu, kde se velmi systematicky pracuje na tom, aby mladý člověk postupně přebíral odpovědnost za aktivitu, které se dříve účastnil pouze jako účastník. Odpovědnost je mladým lidem předávána nejdříve v lokálních tensingových a skautských skupinách, kde se ujímají role vedoucího a postupně se jim otvírá svět vedení na celorepublikové úrovni (v případě tensingu) a na vedení celé dané Ymky (v případě obou Ymek). Obě Ymky také mají už zavedené školení pro vedoucí, které je spojené se slavnostním rituálním uvedením do role vedoucího v momentě, když školení dokončí.

Nebojme se tedy i u jiných aktivit YMCA převzít tento model a velmi systematicky zapojovat účastníky našich aktivit do jejich vedení a postupně i do vedení YMCA. Dávejme mladým lidem příležitost k převzetí zodpovědných úkolů a k tomu, aby mohli Ymce vrátit to, co od ní jednou jako účastníci získali. Klíčovou roli v tomto mohou sehrát výbory jednotlivých KČ YMCA, jejichž členové by měli aktivně mezi účastníky jednotlivých aktivit hledat ty, kteří by se v Ymce mohli angažovat dál a ty propojovat s Ymkou jako celkem. Dávat jim znát, že YMCA není jenom jejich aktivita, ale má mnohem širší pole působnosti, do kterého se stojí za to zapojit.

DOBROVOLNÍCI
– jak je podpořit a motivovat, jak zajistit spolehlivost dobrovolníků, jaký by měl být závazek dobrovolníka
– smlouva s dobrovolníkem, vhodné úkoly, vedení – pro méně spolehlivé.

Toto široké téma jsme si rozdělili do tří menších okruhů:
1. Kontrakt s dobrovolníkem
Shodli jsme se na tom, že základem je vyjasnit si, co po dobrovolníkovi chci nebo budu chtít. Ideální je tedy si dopředu sepsat kritéria, která mohou být poměrně stručná, ale za to jasná a dobře měřitelná. Pak teprve je možné přijít za dobrovolníky s tím, co požadujeme. Je možné pro ně mít i připravený dotazník s otázkami, na které potřebujeme znát odpověď a které nám dále pomohou při vyjasňování si, co která strana od dobrovolnické spolupráce očekává.

Přesto však v Ymce není jednoduché mít vždy všechno tak jasně nalinkováno. Proces přetváření účastníků v dobrovolníky je často dlouhodobý a je těžké, přesto však velmi vhodné, mu určit jasný konec – tedy okamžik, kdy se účastník skutečně stává dobrovolníkem. Rituál, který používají v YMCA T. S. na závěr rádcovských zkoušek, nebo slavnostní předání diplomů všem proškoleným vedoucím v tensingu nám v tomto může být inspirací. Jako předěl ale také může sloužit pouhý podpis dobrovolnické smlouvy s YMCA. Za klíčovou pro dobrou spolupráci s dobrovolníky také považujeme zpětnou vazbu, která však musí být adekvátní. Je tedy třeba se o své dobrovolníky a jejich práci aktivně zajímat, abychom je mohli chválit a hodnotit kvalifikovaně a mělo to pro ně skutečný pozitivní efekt.

2. Motivace dobrovolníka
V zásadě je pro Ymku klíčové, aby naši dobrovolníci disponovali velkou dávkou motivace vnitřní (tedy nějakého svého vnitřního pohonu) oproti motivaci vnější, která stojí organizaci spoustu sil a není dlouhodobě udržitelná. Přesto je důležité hledat u potenciálních dobrovolníků onen spouštěč, který je motivuje a vyprovokuje k tomu, aby pro Ymku něco udělali. Tam z počátku může svou nezastupitelnou roli hrát i motivace vnější:

pozitivní vzory (dobrovolníci, členové, zaměstnanci – současní a minulí – např. při slavnostním oceňování zasloužilých ymkařů)

obsah činností

kvalita a úroveň naší organizace

péče o dobrovolníky a v jejím rámci např.

- včasné a dostatečné vyjasnění podmínek práce dobrovolníka
- hodnocení práce a spokojenosti dobrovolníka
- zájem o potřeby dobrovolníka ze strany Ymky
- zázemí křesťanského společenství („očista duše“)
- poskytnutí možností pro vzdělávání a osobní rozvoj
- organizace společných akcí pro dobrovolníky.

Motivační pro dobrovolníka může rovněž být možnost nového uplatnění v Ymce (jako takové, ne nutně v konkrétním KČ nebo středisku), případně nabídka jiné role, včetně řídící; tento přístup podporuje udržení dobrovolníka v organizaci.

3. Udržitelnost – pro dobrovolníka a organizaci Zde jsme se shodli, že mezi těmito dvěma veličinami je třeba mít rovnováhu. Aby byl dobrovolník loajální, měl v nás důvěru, je třeba mu zajistit pocit bezpečí a podporu. Poté bude mít spolupráce opravdový přínos. Lidé obecně se nám zdají jako největší přínos i úskalí zároveň. Role koordinátora je v tomto ohledu velmi klíčová, ovšem také velmi náročná, což nás vedlo k zamyšlení, kdo se postará o koordinátora, který pečuje o všechny ostatní. Obzvláště při velké diverzitě dané Ymky, je role koordinátora skutečně náročná a je třeba umět dobře delegovat, rozložit zátěž v rámci hierarchie, která existuje. Je také třeba, aby si ymkařští koordinátoři (častokrát se pozice koordinátora shoduje s pozicí sekretáře) uměli dobře hlídat hranice, uměli pečovat o sebe a nechali se podpořit od ostatních.

Velmi důležitá je dobře nastavená komunikace – zabývat se motivací dobrovolníka i případnými překážkami, které jim ve vykonávání dobrovolnické pozice brání (například nedostatek času, nebo nechuť se vázat). Koordinátoři dobrovolníků by se mohli dále vzdělávat v komunikačních dovednostech, vedení a hodnocení.

Na obou stranách by kromě zodpovědnosti měla panovat i určitá míra svobody – tedy, že dobrovolník může chtít přijít i odejít, což ovšem apriori neznamená, že by tím investice do dobrovolníka vložená přišla vniveč. Dobrovolník nese dál ideje, se kterými se v Ymce seznámil a tak jde i myšlenka Ymky dál. Odchod dobrovolníka tak není třeba vnímat jako ztrátu a není třeba otročit udržení si dobrovolníků za každou cenu. Dobrovolnictví v YMCA i tak zůstává, především u dobrovolníků „srdcařů“ jiné, než jinde, jelikož s dobrovolnictvím přijímáme i její hodnoty.

Bývalí členové – Jak s nimi udržet kontakt? Jak si z nich udělat podporovatele? Poslední ukázkou tématu, které jsme během SeZamu otevřeli, je téma bývalých členů YMCA nebo jejich aktivit. V tomto ohledu má nejčerstvější zkušenost YMCA DAP, která 1. 4. 2017 uspořádala setkání bývalých tensingářů, na kterém se sešlo asi 50 z nich. Klíčové v tomto ohledu je podpořit pocit společenství, což v tensingu jde celkem přirozeně.

Setkání se vydařilo především díky osobnímu kontaktu mezi jednotlivými bývalými členy. YMCA DAP se bude snažit s těmito bývalými členy i dále udržovat kontakt. Všichni byli zváni například na blízké Setkání YMCA. Není ovšem špatný nápad mít připravenu nabídku pro další spolupráci už v momentě, kdy dotyčný v aktivitě končí. A když to není možné, můžeme si bývalé členy alespoň ponechat v mailing listu a občas jim zaslat pozvání na některé naše akce.

Existují také oficiální platformy podporovatelů a bývalých aktivních členů YMCA – ve skautu dobře funguje platforma tzv. roverů, v Ymce obecně pak existuje tzv. Y’s Men club, který sdružuje ty, kteří Ymkou jednou prošli a teď jí to vrací zpět. Pravidla fungování tohoto klubu jsou ovšem pro Ymku v České republice prozatím velmi komplikovaná a nesplnitelná, proto se o založení takového klubu v ČR zatím neuvažuje. Je na zvážení, zda by bylo možné založit nějakou českou alternativu takovéhoto klubu, jelikož činnost jednotlivých KČ YMCA je velmi rozmanitá. Zdá se prozatím jednodušší, aby se případní podporovatelé sdružovali přímo kolem konkrétního kolektivního člena.

Již dnes máme příklady několika skupin bývalých členů, kteří se pravidelně schází. Tzv. veteránky existují při rodinném centru YMCA Praha v Haštalské ulici, mateřské centrum Klubíčko na Černém mostě se s bývalými členkami schází dokonce 1x do měsíce. O setkání bývalých tensingářů již bylo řečeno výše. Zůstává tak k zamyšlení, zda tyto jednotlivé platformy nějak nespojovat a netvořit z nich podporovatele Ymky v České republice obecně. Další menší témata jako bylo například společenství lidí v YMCA, politická lobby, nebo využívání dobrovolníků z našich zahraničních programů, jsme pak otvírali v menších skupinkách.

Při závěrečném hodnocení se zdálo, že se náš záměr podařil a každý si skutečně odnáší nějaký osobní výrobek (novou myšlenku, nápad, inspiraci). Příští rok bychom tedy tuto formu SeZamu rádi zachovali. S největší pravděpodobností tedy bude další Setkání zaměstnanců v dubnu 2018 a bude opět dvoudenní.

Kristina Ambrožová, foto: J. V. Hynek

Třetí foto = rekonstrukce fotky z roku 1922, kde jsou na stejném místě zachyceni účastníci Valné schůze.